Quello che i giornalisti chiedono ai comunicatori

Quello che i giornalisti chiedono ai comunicatori

La redazione di Spazio RP ha chiesto ad un campione di giornalisti e blogger come giudicano i professionisti dell’ufficio stampa: dal modo in cui utilizzano gli strumenti di contatto con le redazioni agli approcci utilizzati per creare relazioni con il mondo dell’informazione.

 

Capire come ragionano e cosa cercano per lavorare meglio può essere un grande vantaggio per gli uffici stampa al fine di ottenere relazioni migliori e quindi più visibilità sui media.

Ci sono strumenti e tattiche che aiutano il lavoro degli addetti stampa. Se il primo passo e conoscere chi sono e come contattare i giornalisti che si occupano di alcune tematiche in specifiche categorie di redazioni (e qui lo strumento migliore in Italia è senza dubbio il database di giornalisti e opinion leader RP 3.0), il passo successivo riguarda la capacità di sfruttare tutti gli strumenti di relazione per fornire tutte e soltanto le informazioni ricercate dai giornalisti per il proprio lavoro.

Passiamo quindi all’analisi degli strumenti di relazione che gli uffici stampa hanno a disposizione per creare un canale di comunicazione con i giornalisti e dell’approccio da tenere per coinvolgere al meglio questi interlocutori.

 

tutti i giornalisti dell'AbruzzoLe “newsroom” digitali

Le “aree stampa” dei siti web delle organizzazioni pubbliche e private stanno assumendo un ruolo sempre più strategico nel rapporto tra giornalisti e uffici stampa. Sono uno strumento molto importante per farsi trovare dai redattori che cercano dati su un settore o su una certa azienda spesso attraverso i motori di ricerca. Quali caratteristiche deve avere una buona newsroom online? Innanzitutto deve essere una fonte di informazioni esaustiva ma soprattutto “veloce”, per cui non deve essere un deposito di tutto ciò che produce un ufficio stampa, ma deve essere pensata per una navigazione intuitiva verso informazioni di qualità per un giornalista. Poi deve essere “mobile friendly”, deve contenere gallerie di immagini e video utili ad alta risoluzione, tra cui anche infografiche interessanti da poter riprendere in un articolo, deve riportare i profili dei managers con i riferimenti per poterli intervistare, magari per avere un parere qualificato. Ma la cosa più importante per i giornalisti è trovarci i riferimenti diretti (anche il cellulare) dei referenti dell’ufficio stampa, in quanto spesso il giornalista ha bisogno di dati, chiarimenti o integrazioni nel giro di pochi minuti, per cui i tempi di un contatto via mail (magari anche generica) non sono compatibili.

 

tutti i giornalisti dell'AbruzzoI comunicati stampa

Il comunicato stampa rimane il principale strumento di relazione con i giornalisti. Mentre la newsroom è un mezzo per farsi trovare, il comunicato è un mezzo di contatto “attivo”, che permette di passare le informazioni giuste al target di redattori più adatto a riprenderle in forma di articolo.

Le regole che i giornalisti chiedono agli uffici stampa per quanto riguarda questo strumento sono molto semplici:

–          Canale di contatto: la email è ancora il principale mezzo di trasmissione del comunicato (per questo è indispensabile utilizzare la giusta attrezzatura, come RP 3.0, la più grande mailing list di giornalisti italiani);

–          Tempi di invio: i giorni e gli orari di invio dipendono dal tipo di media a cui si invia il comunicato e quindi dai tempi di lavoro in redazione. La regola base è di fornire le informazioni in modo da lasciare lo spazio necessario per elaborarle e organizzare l’uscita con gli altri referenti della redazione. Se per i media cartacei gli orari migliori di invio corrispondono alla tarda mattinata, per i blog e media digitali può essere giusto anche l’invio pomeridiano, mentre per le trasmissioni tv occorre conoscere bene orari di messa in onda e tempi di redazione. Non bisogna, però, sottovalutare il vantaggio di inviare notizie in tempi “poco battuti”, ad esempio il weekend e le festività, quando i giornalisti trovano meno fonti e sono quindi più propensi a dar ascolto a comunicati non sollecitati.

–          Recall: è uno strumento molto invasivo, da utilizzare con molta parsimonia per evitare di infastidire il nostro interlocutore. Più che disturbare telefonicamente, sarebbe meglio inviare una seconda mail per rafforzare l’interesse nei confronti della nostra notizia, legandola magari a fatti di stretta attualità.

–          Contenuti del comunicato stampa: veniamo all’aspetto più importante su cui riflettere quando si decide di inviare un comunicato. La mail con cui contattiamo i giornalisti deve essere professionale ma senza trascurare l’aspetto umano del rapporto. L’oggetto e l’introduzione della mail devono far capire immediatamente (in pochissime battute) di cosa volgiamo informarlo e soprattutto perché lo stiamo inviando proprio a lui. I termini utilizzati devono essere sufficientemente forti per catturare l’attenzione ma non devono scadere nel “superlativismo”, così in odio ai redattori che non desiderano essere destinatari di pubblicità. L’approccio dell’introduzione deve essere convincente e personale. Il comunicato in senso stretto deve essere chiaro ed imparziale: non stiamo vendendo ma dobbiamo solo far parlare i fatti. La struttura a paragrafi aiuta molto la lettura e l’elaborazione della notizia. Le informazioni contenute devono essere quelle essenziali che il giornalista dovrebbe essere interessato a passare ai suoi lettori, mentre per gli approfondimenti possono bastare link alla newsroom dove poter trovare immagini, infografiche e video.

 

 

 

Metodo di analisi utilizzato nella ricerca: intervista strutturata su campione di 100 giornalisti individuati e contattati tra i 40.000 nominativi presenti nel database RP 3.0

 

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